HR Service Center teamverantwoordelijke (ref. ATP-2024-528)

Ja, werken aan KU Leuven is best uniek. Hoe dat komt? Omdat je er telkens weer nieuwe uitdagingen vindt. Omdat je er jezelf ontdekt, je grenzen verlegt, je ambities waarmaakt. Werken aan de KU Leuven betekent dat je, direct of indirect, bijdraagt aan kwalitatief, innovatief onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Werk met maatschappelijke relevantie, in een werkomgeving waarin iedereen uitgenodigd wordt om vanuit de eigen rol actief deel te nemen aan beleidsontwikkeling en besluitvorming.

Dagelijks werken meer dan 16.000 collega’s met meer dan 100 nationaliteiten samen aan het waarmaken van onze ambities. De Personeelsdienst vervult hierbij een belangrijke rol, we verlenen advies, ontwikkelen beleid, instrumenten en competenties inzake personeelsbeleid voor alle medewerkers en ondersteunen de faculteiten, departementen en diensten waarin ze werken.

Het HR-servicecentrum biedt dagelijkse ondersteuning aan medewerkers, dit vanaf hun start en doorheen hun hele loopbaan bij KU Leuven. De dienst informeert en adviseert over alle mogelijke HR-gerelateerde onderwerpen zoals procedures, statuten, wetgeving en loopbaanvragen. Daarnaast zorgt het HR-servicecentrum voor de administratie rond loopbaanbeslissingen, salarisverwerking en fiscale en sociaalrechtelijke verplichtingen, zowel in België als internationaal en fungeert het vandaag als eigen sociaal secretariaat.

De afgelopen maanden heeft het HR-servicecentrum intensief gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw organisatorisch model dat ons voorbereidt op de toekomst. Dit model is ontworpen met als doel bepaalde aangiftes over te dragen aan een sociaal secretariaat, de kwaliteit te verhogen, en specialisaties binnen teams te bevorderen. Het HR-servicecentrum wordt opgedeeld in vijf teams: met name drie operationele teams: personeelsgegevens, tijdsbeheer en loonbeheer; en daarnaast het team van HR-adviseurs en het team van business analisten. Elk team krijgt een eigen verantwoordelijke, die direct rapporteert aan het hoofd van het HR-servicecentrum.

We zoeken nu teamverantwoordelijken voor tijdsbeheer, personeelsgegevens of loonbeheer. Heb jij ervaring in één van deze domeinen? Ben je graag bezig met technische materie die je op een heldere manier kunt uitleggen? Vind je het leuk om een team te coachen en mee te bouwen aan verandering? Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken!

Functie

Als verantwoordelijke sta je in voor het proces rond het domein personeelsgegevens, tijdsbeheer of loonbeheer, inclusief de systeemopzet en de datakwaliteit. Je verzekert op elk moment een nauwgezette implementatie van de relevante wetgeving in de loonmotor van KU Leuven. Daarbij kun je expertise van een extern sociaal secretariaat inroepen en waar het gaat om specifieke wetgeving over de academische context, interne specialisten raadplegen.
Je bent verantwoordelijke van een team met een 10-tal autonome medewerkers. Zij rekenen op jouw coaching en begeleiding zodat ze kunnen groeien in hun individuele job en zich verder kunnen ontwikkelen als team. Je bent hun sparringpartner voor complexere vraagstukken rond het desbetreffende domein. Je organiseert, coördineert en optimaliseert de operationele dienstverlening van je team. Daarnaast sta je in voor een vlotte samenwerking met andere verantwoordelijken binnen het HR-servicecentrum.
Je bent verantwoordelijk voor de projecten die binnen jouw team kunnen geïnitieerd en uitgevoerd worden. Daarnaast draag je samen met jouw team bij tot de grote projecten binnen het HR-servicecentrum die door de business analisten worden beheerd. Op basis van je expertise, ervaring en interesse, schakelt het HR-servicecentrum jou ook in voor ruimere HR-projecten.
Samen met je collega’s werk je het beleid voor het HR-servicecentrum mee uit en geef je vanuit je inhoudelijke expertise en dagdagelijkse ervaring input voor het bredere HR-beleid.

Profiel

Je hebt een masterdiploma – of beschikt over gelijkwaardige ervaring – en bij voorkeur minstens 5 jaar relevante ervaring in personeelsgegevens, tijdsbeheer en/of payroll.
Je hebt voldoende affiniteit met de technische aspecten van personeelsadministratie, aan- & afwezigheden, loonberekening en aangiftes ook al ben je zelf geen expert.
Je bent in staat om snel inzicht te verwerven in het uitgebreide reglementaire kader, de verschillende personeelsstatuten en de veelheid van administratieve processen.
Je bent een goede teamcoach en slaagt erin om mensen te motiveren en het beste uit zichzelf te halen met constructieve feedback.
Je slaagt erin om een draagvlak te creëren voor vernieuwing.
Je bent een bruggenbouwer en bent sterk in het faciliteren van de samenwerking over teams heen.
Je hebt een sterke affiniteit met cijfers, een analytische geest en een groot probleemoplossend vermogen.
Je slaagt erin om de dagelijkse operationele dienstverlening binnen jouw team te organiseren, prioriteiten te bepalen en springt bij waar nodig. Deadlines vormen daarbij geen probleem voor jou.
Je kan zowel zelfstandig als in team werken en stelt je klantgericht en diplomatisch op.
Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels.

Aanbod

We bieden jou voor deze functie van verantwoordelijke tijdsbeheer, personeelsgegevens of loonbeheer een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Boeiende afwisseling is de rode draad in deze job. Er is heel veel ruimte voor professionele groei en persoonlijke ontwikkeling.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 8. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 7. Graad 9 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die van bij aanvang, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Je werkt in het autoluwe hartje van Leuven. Na je inwerktraject kan je gebruik maken van de telewerkregeling van KU Leuven.

Daarnaast bieden wij ecocheques, een uitzonderlijke verlofregeling, een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, tussenkomst in kosten openbaar vervoer, (elektrische) fiets of fietslease, telewerkvergoeding, en nog meer.

Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden op de jobsite.
Wil je meer informatie inwinnen over werken binnen onze personeelsdienst, neem dan zeker hier een kijkje.

Interesse?

Enthousiast om deze uitdaging als teamverantwoordelijke binnen het HR-servicecentrum aan te gaan? Neem dan gerust contact op met Mieke Coenen via +32 16 32 30 98 voor meer informatie.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 18/11/2024 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]