Onthaalmedewerker & hospitality support (ref. ATP-2024-501)

De Faculteit Architectuur van de KU Leuven staat voor gerenommeerd architectuuronderwijs. Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2300 studenten en 350 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van KU Leuven.

Voor de dienst OFFICE van de Campusdiensten in Gent zoeken wij een onthaalmedewerker, gericht op hospitality.

OFFICE staat in voor de algemeen ondersteunende processen op het vlak van onthaal en administratie, financiën en HR, fablab, infrastructuur, communicatie en eventorganisatie. Als onthaalmedewerker bied je mee ondersteuning aan de andere domeinen binnen de Campusdiensten. Als hospitality support zorg je mee voor een warm en inclusief welkom voor iedereen op de campus.

Website van de eenheid

Functie

We kijken uit naar je komst: als onthaalmedewerker en hospitality support ben je op onze campus in Gent het eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten, onderzoekers, collega’s en externen. Het onthaal is zowel het hart, als de ogen en oren van onze campus. Je beantwoordt een brede waaier aan standaardvragen voor verschillende diensten, zowel direct, telefonisch, als via e-mail, en bij complexere vragen verwijs je door naar de juiste dienst.

Voorbeelden van activiteiten zijn:

Je zorgt voor permanentie aan het onthaal. Je formuleert een antwoord op vragen die binnenkomen. Je helpt mensen verder door info te verstrekken en/of door te verwijzen naar de juiste personen of dienst(en).
Je biedt ondersteuning aan de organisatie van events op de campus.
Je staat in voor de boeking van vergaderlokalen, de catering voor interne vergaderingen en het functioneren van de koffiemachines.
Je verwijst door naar de klusdienst of het domein infrastructuur bij meldingen van logistieke gebreken en houdt de opvolging van klussen mee in de gaten. Je werkt nauw samen met de collega’s in deze domeinen.
Je ontvangt bezoekers en leveranciers en wijst hen de weg.
Je ontvangt leveringen en zorgt voor de verdere verdeling en opvolging.
Je beheert de info- en onthaalmailbox van de faculteit.
Je plaatst bestellingen voor klein bureaumateriaal.
Je verzorgt de in- en uitgaande postbedeling.
Je houdt overzichtslijsten met informatie up to date.
Samen met de andere onthaalmedewerker fungeer je als EHBO-verantwoordelijke. KU Leuven biedt hiervoor jaarlijks een gratis opleiding aan.
Op basis van je ervaring doe je voorstellen ter verbetering van de werking, de dienstverlening en organisatie van het onthaal op de campus.

Profiel

We zijn op zoek naar een toffe collega, die veel goesting en engagement heeft om met ons team verder mee te bouwen aan een fijne werk- en leeromgeving.

Je bent in het bezit van een secundair diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
Je bent vlot in de omgang, flexibel, zelfredzaam en efficiënt.
Je kan multitasken en bewaart je kalmte in chaotische momenten.
Je bent erg klantgericht en een krak in oplossingsgericht denken. Het zit in je aard om mensen verder te helpen.
Je bent gastvrij op een professionele manier.
Je kan vlot werken met o.m. Word, Excel en Outlook. Je hebt ook reeds gewerkt met MS Teams, of volgt bij ons nog een opleiding of zoekt nodige info op in beschikbare draaiboeken voor vlot gebruik ervan.
Communiceren in het Nederlands (vloeiend) en Engels (vlot), zowel mondeling als schriftelijk, vormt geen probleem.
Je bent een teamspeler.

Aanbod

We zijn op dit moment op zoek naar een onthaalmedewerker op de Campus Sint-Lucas in Gent. Hiervoor bieden we een voltijds contract van onbepaalde duur aan.

Je zal werken in een 40-uren week. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.

Je werkt op de campus Sint-Lucas in Gent (Hoogstraat 51). Openingsuren van het onthaal zijn van 8u tot 12u en van 13u tot 16u.

Je komt terecht in een tof team met een diversiteit aan expertises. We zijn trotse bezitters van een stevig teamkompas dat je vlot door onze missie, waarden en leidende principes zal loodsen. We vinden een goede opstart van nieuwe collega’s een topprioriteit, één van ons is graag peter/meter voor jou tijdens je startperiode. We hopen je zo snel mogelijk te kunnen verwelkomen.

We nemen je opgebouwde anciënniteit in rekening. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Lieve Mommaerts, tel.: +32 16 37 76 89.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/11/2024 via onze online sollicitatietoepassing